Secretaresse College van Bestuur

In deze functie ben je samen met de andere secretaresses verantwoordelijk voor de ondersteuning van de drie bestuursleden en het bestuursbureau. Hierbij worden de werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat verdeeld en wordt op uniforme wijze gewerkt. Voor één van de bestuursleden ben je het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat de bestuurder zijn/haar werk optimaal kan uitvoeren omdat de agenda op orde is en hij/zij beschikt over de benodigde informatie voor overleggen.

Je fungeert als "buffer" in een gevoelige en complexe context naar de interne organisatie en externe omgeving. Je bent het aanspreekpunt voor externe contacten, directeuren, leden raad van toezicht enz.

De volgende werkzaamheden maken onderdeel uit van je functie:

• Je organiseert een grote hoeveelheid zeer diverse overleggen onder grote tijdsdruk
• Je coördineert complexe informatiestromen
• Je notuleert vergaderingen en je prepareert en archiveert de vergaderstukken
• Je onderhoudt contacten gericht op afstemming van processen en procedures
• Je behandelt de post, legt werkdossiers aan en ontvangt bezoekers

• Je beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie en hebt ervaring opgedaan met en bent vaardig geworden in bovengenoemde werkzaamheden
• Je bent ICT vaardig en ervaring met Office 365 is vereist
• Je hebt kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, inclusief een goede 'digitale behendigheid', secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften (agendabeheer, registratie in AFAS, digitaal archiveren)
• Je hebt algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in gevoelige actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen
• Je hebt inzicht in en bent sensitief t.a.v. organisatorische belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen
• Je kan goed schakelen in contacten met uiteenlopende niveaus

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je bent zelfstandig en proactief
• Je bent collegiaal en sociaal. En je hebt oog voor de kwaliteit van de teamprestatie
• Je communiceert helder en je bent taalvaardig (zowel mondeling als schriftelijk)
• Je bent integer en je kan goed met vertrouwelijke informatie omgaan
• Je bent accuraat en stressbestendig
• Je bent representatief (telefoon, ontvangst bezoekers, communicatief correct) en je hebt een dienstverlenende  instelling
• Je straalt plezier uit in je werk

Je bent beschikbaar op de woensdag en vrijdag.

Wij bieden jou een interessante en veelzijdige functie voor 32 uur tot fulltime, per week. Je komt te werken op onze hoofdlocatie Rosestraat, een inspirerende (leer)omgeving. De locatie is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. De locatie biedt behalve een diversiteit aan opleidingen, verkooppunt van producten uit de bakkersopleiding, een royale kantine en mogelijkheid tot lunchen en dineren in het opleidingsrestaurant VIPZ.

Ons sollicitatieproces verloopt volledig digitaal via deze website. Heb je belangstelling voor de functie, klik dan op de actieknop 'Solliciteren'. Een sollicitatie via e-mail kunnen wij helaas niet in behandeling nemen.

Je kunt je sollicitatiebrief richten aan mevrouw Rieke Koskamp.
De vacature sluit op woensdag 2 oktober.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.